La charge mentale, c'est quoi ?
En tant qu’orthophoniste, tu enchaînes les rendez-vous, gères l’administratif, fais tourner ton cabinet… tout en jonglant parfois avec la pression des familles. Ton cerveau est en mode « on » en permanence, entre organisation, prises de décisions et gestion des imprévus. Bref, c’est ce qu’on appelle la charge mentale : une sollicitation constante des capacités cognitives et émotionnelles, liée à la planification, la gestion et l’exécution d’une ou plusieurs tâches. Bonne nouvelle : il existe des solutions pour l’alléger !
1. Supprime l'inutile
Alléger ta charge mentale, c’est d’abord te débarrasser du superflu. Pose-toi la question : est-ce vraiment nécessaire ?
- Les appels non essentiels pour faire plaisir ou rassurer : Avant de passer un coup de fil, demande-toi systématiquement : « Quel est mon intention derrière ce coup de fil ? »
- Un téléphone pro dédié : Ne mélange plus perso et pro. Investis dans un téléphone (en frais pro) pour ton activité. Ça t’évitera de recevoir un sms d’annulation dimanche à 16h.
- Les ESS non indispensables : Ta présence n’est pas requise partout, alors priorise !
- Les patients non investis ou très absents : Si les limites ne sont pas respectées… il est peut-être temps de faire de la place pour d’autres.
- La paperasse superflue : Privilégie les mails rapides plutôt que les courriers à imprimer et poster.
- Les lignes « bonnes élèves » de ton CRBO : Réduis ton CRBO de 30 % en supprimant les formules inutiles.
- Le tiers payant compliqué : Supprime-le pour les mutuelles les plus problématiques.
- Les rappels pour dire que tu n’as pas de place : Mets un message sur ton répondeur indiquant que tu ne rappelles pas dans ce cas-là.
2. Planifie intelligemment (bonjour LOO !)
Un bon système de planification va te faire gagner du temps et te libérer l’esprit.
- Utilise un logiciel métier ou L’ORTH’ORGANIZEUR (LOO pour les intimes) pour te rappeler les échéances importantes (demande de DAP, nouvelles ordonnances…).
- Planifie tes tâches récurrentes une bonne fois pour toutes (et automatise leur apparition au bon moment avec LOO).
- Utilise un vide-cerveau de ton Orth’Organizeur pour déposer toutes tes idées et les programmer efficacement dans les semaines à venir. (Voir le planificateur de LOO)
- Opte pour une to-do liste claire avec des priorités bien définies (voir la to-do intelligente de LOO)
- Planifie des séances spéciales pour faire le point avec les familles : Exit l’entre-deux portes ou les fins de séances à rallonge.
3. Crée des process pour (absolument) tout !
- Prépare des trames pour les pathologies courantes que tu reçois au cabinet pour ne pas repartir de zéro à chaque fois.
- Utilise toujours la même procédure pour les encaissements
- Note toutes les idées que tu développes pour la PES de telle ou telle Patho pour pouvoir piocher dedans et ne pas réinventer la roue à chaque fois. (C’est clairement le moment de te créer une base de données dans LOO pour répertorier tout ça proprement dans un fichier)
- Prépare la séance suivante pendant celle en cours et note tes idées dans le fichier de suivi des séances.
- Partage ( avec un.e pro de la santé) les évolutions du patient sur une page Notion collaborative.
- Utilise un système de suivi des séances optimisé pour pouvoir piocher dans une ancienne séance intéressante un jour où tu as le cerveau en miette (Voir le système de suivi de séance présent dans LOO !)
- Bloque un temps dédié à la paperasse (un peu tous les jours ou une bonne fois par semaine), avec une check-list pour ne rien oublier.
- Indique sur ton répondeur que tu rappelles éventuellement tel jour entre tel et tel créneau (et, si c’est urgent, envoyer un mail sur …. ).
- Définis clairement les coups de fil que tu acceptes de passer et ceux que tu refuses (quand ce sera clair dans ta tête, tu pourras l’exprimer clairement et avec fermeté).
4. Apprends à déléguer
Tu ne peux pas tout faire seule ! Automatise et délègue ce qui peut l’être :
- Prise de rendez-vous en ligne : Perfactive ou Docorga ou orthophonie.app (liens affiliés*) sont tes meilleurs amis !
- Rappels de RDV automatiques par SMS
- Gestion des listes d’attente externalisée
- Système de gestion des annulations et créneaux volants (pour réutiliser un max de créneaux annulés par tes patients.)
- Comptable et agent d’entretien pour te concentrer sur ton cœur de métier
5. Et surtout, prends soin de toi
La charge mentale ne se réduit pas uniquement avec des outils et des process. Elle est partout… et pas forcément là où on l’attend ! Un accompagnement en coaching / thérapie / supervision peut être nécessaire pour travailler sur :
- La ressenti de pression des parents,
- Le syndrome de l’imposteur,
- Les limites à poser avec les collègues et patients,
- La gestion des attentes des parents,
- Les diagnostics difficiles à poser (en supervision),
- La recherche irréaliste de résultats,
- Le non partage des responsabilités,
- La capacité à clôturer un suivi qui stagne ou un appel téléphonique trop long…
Et si tu laissais L’ORTH’ORGANIZEUR t’accompagner ?
L’ORTH’ORGANIZEUR va te soutenir et alléger ta charge mentale ! C’est un vrai coach organisationnel qui te libère l’esprit et te permet de te concentrer sur l’essentiel : tes patients et ton bien-être !
✅ Fini le casse-tête : tes DAP, ordonnances et tâches importantes te sont rappelées au bon moment.
✅ Un endroit où tout « poser » : note tes idées et choses à faire pour libérer ton esprit.
✅ Un planning aux petits oignons : une vue claire sur tes suivis et tes priorités, sans stress !
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