Tu en as marre de passer des heures sur des tâches administratives chronophages qui grignotent ton énergie et ton temps ? Ce que tu veux, c’est passer plus de temps sur le projet thérapeutique de tes patients (ou t’accorder un peu de répit). Bonne nouvelle : il existe des leviers concrets pour reprendre la main sur ton temps et gagner en productivité si tu travailles en libéral.
Productivité et orthophonie : comme chat et chien ?
Le mot « productivité » n’est pas un mot très à la mode dans le milieu ortho. Il peut même faire grincer des dents. Probablement parce que c’est un mot lié au monde économique et financier et que les orthophonistes ne se sentent pas appartenir à ce monde. Pourtant…
⁉️ Qui n’a pas envie de passer moins de temps à faire des tâches peu plaisantes ?
⁉️ Qui n’a pas envie de gagner du temps sur la paperasse pour avoir plus de temps pour soi ou en famille ?
⁉️ Qui n’a pas envie d’arrêter de perdre du temps à réinventer la roue là où certaines tâches pourraient être plus automatisées/processisées (et donc plus rapidement réalisées) ?
La productivité en orthophonie, c’est quoi du coup ?
La productivité, c’est le rapport entre une production et les ressources mises en œuvre pour l’obtenir. Attention, il ne s’agit pas de « faire plus vite » pendant tes séances. Chaque patient a son rythme, et c’est sacré. En revanche, sur tout ce qui est hors séance, tu peux optimiser ton organisation pour en faire moins… mais mieux. Il s’agit plutôt de réfléchir au ratio temps / énergie dépensés pour obtenir un résultat.
Si le mot “productivité” te crispe, choisis-en un qui te parle plus : efficacité, gain de temps, rentabilité, efficience, rapidité… L’essentiel, c’est d’avoir un système qui t’aide à gagner du temps et de l’espace mental au cabinet.
Appliquée à l’orthophonie, une réflexion pourrait être portée sur la productivité (et donc le ratio temps/énergie dépensés pour obtenir un résultat) dans :
- La rédaction des bilans
- La réalisation de la comptabilité
- La préparation de matériel pour certaines séances spécifiques
- Le suivi des paiements et le pointage des remboursements
- La préparation de la déclaration des impôts
- L’organisation du matériel au bureau (et donc la rapidité à trouver le matériel que l’on cherche)
- L’organisation de l’emploi du temps des vacances ou de la rentrée de septembre.
- La gestion du dossier patient (pour retrouver plus facilement des informations)
#1 Rédige tes CRBO plus efficacement
C’est probablement le plus gros point de fuite de temps en extra ortho. La rédaction des comptes rendus de bilan peut vite devenir chronophage, surtout si tu cherches à trop bien faire. Et si tu prenais un peu de recul ?
Quelques idées à expérimenter
- Clarifie ton intention : À quoi sert ce CRBO ? Est-ce que ce niveau de détail est réellement utile au médecin ou à la famille ?
Fixe-toi une limite de temps : la loi de Parkinson, ça te dit quelque chose ? Elle stipule que plus tu octroies de temps pour réaliser une tâche, plus tu risques d’utiliser tout ce temps de disponible. Fixer une limite de temps te permet de contourner cette loi (Par exemple : Pour ce CRBO en LE, je me donne 40 min max)
LOO est ton meilleur allié !
Si tu es (ou deviens) membre de L’ORTH’ORGANIZEUR (LOO), tu vas pouvoir t’appuyer :
- sur la base de données (BDD) de suivi de tes CRBO (pour créer du renforcement positif, visualiser ton avancement et recevoir des alertes quand tu es trop en retard sur la rédaction),
- sur ta to-do list intelligente (pour caler au bon moment la rédac dans ton emploi du temps),
- sur la base de données « introspective » qui t’accompagne pour que tu fasses le point sur ta pratique,
- la BDD Trame bilan et anamnèse
#2 Gère ta comptabilité sans y passer des heures
Même avec un expert-comptable, tu dois trier, regrouper, vérifier… Et c’est là que tu peux gagner un temps précieux en libéral et améliorer ta productivité.
Quelques pistes simples mais efficaces
- Fais un point chaque semaine sur tes factures (grâce aux tâches récurrentes de LOO par exemple), plutôt que d’attendre la fin de l’année et de procrastiner jusqu’à la dernière minute.
- Regroupe tes actions comptables : C’est le principe du « batching ». Plutôt que de traiter chaque facture l’une après l’autre, rassemble-les et fais le point une fois par semaine.
- Suivre tes dépenses facilement avec ta BDD Dépenses (à coordonner avec Indy si tu l’utilises).
- Visualiser tes finances avec ton dashboard Finances.
- Avoir un bilan mensuel et un suivi annuel à portée de clic (merci le dashboard Bilan mensuel).
- Et même, automatiser le suivi d’absences avec un calcul automatique du manque à gagner mensuel et annuel.
#3 Prépare ta déclaration d’impôts sans y laisser ta santé mentale
Ce que tu peux automatiser ou centraliser
- Le suivi des kilomètres professionnels que tu réalises pour aller de ton cabinet aux domiciles/centres.
- Le relevé de tes heures de formation à déclarer dans la section « formation du chef d’entreprise ».
📌 Tu trouveras tout ça directement dans LOO, bien sûr.
#4 Arrête de chercher deux fois la même information
Tu sais, ces petites minutes où tu fouilles dans tes carnets, ton agenda, tes notes ou ta boîte mail pour retrouver une info ? Certes, cela te prend quelques minutes à chaque fois. Mais quelques minutes plusieurs fois par jour, 5 fois par semaine et 42 semaines de travail par an… ça commence à chiffrer !
Voici les infos (liste non exhaustive) que tu dois absolument avoir sous la main en quelques secondes :
- Les coordonnées des pros avec qui tu collabores
- Le nombre de fois qu’un patient a été absent (pour le rappeler à la famille lors d’un point avec eux)
- Les dates de tes prochaines formations, le tarif à payer, l’adresse etc
- Les informations que la conseillère URSSAF t’a données lors de votre dernier coup de fil
- La date de la prochaine échéance de tes contrats pro
- Le projet thérapeutique de chaque patient
- Les adaptations de matériels que tu adores
- Le contenu de tes séances
- Tes notes de formation
🎯 Au risque de me répéter, tu trouveras tout cela aussi dans LOO (et bien plus encore). Le tout duplicable en un clic !
Et maintenant ?
Tu veux éviter les erreurs d’organisation courantes quand on travaille en libéral et booster ta productivité ? Rejoins mon prochain webinaire gratuit de présentation de NOTION & LOO (L’Orth’Organizeur), le second cerveau des orthos. Découvre l’utilisation de 3 pages phares : les fiches patients, les fiches de suivi de séances et la fiche « suivi de la rédaction des CRBO ».
