Bien sûr, chacune fait comme bon lui semble ! Mais soyons honnêtes : le papier est envahissant. Les dossiers qui s’empilent, les feuilles volantes qu’on ne retrouve jamais… Au final, on s’y perd. Et si on passait au digital ? Si tu hésites encore à digitaliser tes dossiers patients, voici quelques pistes pour t’aider à y voir plus clair.
Comment protéger les données sensibles des patients ?
C’est la première grande question. En digitalisant, tu dois impérativement protéger les données sensibles de tes patients. Deux options s’offrent à toi : Soit tu utilises un outil digital agrémenté “données de santé”, soit tu n’adhères pas aux outils proposés sur le marché et tu te dois alors de protéger les données sensibles de tes patients.
Mais qu’est-ce qu’une donnée sensible ? C’est tout ce qui permettrait d’identifier un patient (même indirectement avec des données croisées). Par exemple : une date de naissance + un prénom + une adresse. Donc, prudence !
Quoi garder ? Quoi jeter ?
Ici, il ne s’agit pas des obligations légales de conservation, mais plutôt de tout le reste :
- Photocopies d’exercices complétés
- Vieilles lignes de base imprimées
- Notes, dessins, écrits divers…
La question à se poser est simple : « depuis combien de temps suis-je retournée dans ce dossier patient pour revoir une photocopie ou un vieil écrit ? » Si la réponse est « jamais », tu sais ce qu’il te reste à faire.
Par quoi commencer ?
Ne te mets pas la pression ! Va-y progressivement pour alléger ta charge de travail sans te sentir débordée devant l’ampleur de la tâche :
- Digitalise systématiquement les dossiers des nouveaux patients.
- Passe aux patients qui, selon toi, vont encore rester longtemps en suivi.
- Pour les suivis courts (qui se terminent dans quelques jours / semaines / mois), poursuis avec le dossier papier jusqu’à la fin, puis jette ou archive si besoin.
"Digitaliser mes dossiers va me prendre un mois, comment faire ?"
Bonne nouvelle : pas besoin d’y consacrer 3 week-ends entiers (on sait tous que tu ne le feras pas 😅). Adopte plutôt une stratégie progressive : par exemple, 1h par semaine ou 3 dossiers par semaine. Bloque un créneau fixe dans ton emploi du temps et tiens-toi-y. Petit à petit, l’oiseau fait son nid !
Comment rester motivée ?
Essaie la technique du partenaire d’engagement (simple, mais très efficace !) :
- Parle de ton projet à un.e collègue.
- Fixe-toi des objectifs précis et hebdomadaires.
- Engage-toi à lui donner des nouvelles de ton avancement.
- Bonus : motiver ton/ta collègue à faire pareil !
Quels outils utiliser pour digitaliser ses dossiers ?
Des solutions « orthophoniques » existent comme Docorga. Elles ont évidemment plein d’avantages mais aussi un gros inconvénient : leur personnalisation est limitée.
Tu as aussi des solutions annexes performantes (pour lesquelles tu vas seulement devoir être vigilante sur la protection des données sensibles). One Note avait le vent en poupe il y a encore quelques années, mais… il a été totalement détrôné par Notion (et ne fait plus le poids !). Notion est un outil 100% personnalisable avec un fonctionnement par base de données extrêmement puissant ! Si tu veux optimiser ton organisation avec Notion, j’ai d’ailleurs quelque chose pour toi.
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