Gérer ton planning d’orthophoniste, c’est un vrai casse-tête ? Tu cours après le temps, jongles entre les patients, les annulations, les imprévus… et tu finis tes journées épuisée ? La clé ? Identifier les erreurs courantes et ajuster ton organisation pour retrouver un planning plus fluide et efficace. Voici 4 erreurs classiques qui compliquent la gestion de ton emploi du temps et surtout, comment les éviter !
1. Décaler plusieurs patients pour satisfaire une seule famille
Une famille insiste pour un créneau précis, et pour leur faire plaisir, tu déplaces plusieurs autres patients ? Mauvaise idée. En faisant cela, tu envoies le message que ton emploi du temps est flexible à la demande et que ce sont les patients qui décident de ton organisation. En plus, ce type d’arrangement crée un effet boule de neige : une fois que tu commences à déplacer des rendez-vous pour une famille, d’autres risquent de te demander la même chose. Et au final, ton planning devient ingérable.
Comment éviter cette erreur ?
- Fixe des horaires clairs et respecte-les. Tes patients doivent s’adapter à ton organisation, et non l’inverse.
- Si une famille insiste, rappelle que tes créneaux sont limités et que tu ne peux pas perturber l’emploi du temps des autres.
- Mets en place une politique de gestion des demandes pour éviter de devoir réorganiser ton emploi du temps en permanence.
2. Proposer un créneau sans fixer de délai de réponse
Tu laisses un message à une famille avec un créneau disponible, mais sans leur donner de délai pour répondre ? Résultat : tu bloques un créneau indéfiniment en attendant leur retour, et ton planning devient incertain.
Comment éviter cette erreur ?
- Toujours fixer une deadline : « Je vous propose mercredi à 16h30. Ce créneau est bloqué pour vous pendant 48h. Sans nouvelle de votre part, il sera attribué à une autre famille.»
- Applique cette règle systématiquement pour éviter les rendez-vous flottants qui désorganisent ton emploi du temps.
- Si une famille ne répond pas à temps, passe immédiatement à la demande suivante sans attendre inutilement.
3. Laisser tes patients voir ton emploi du temps
Tu as déjà vu un parent contourner ton bureau pour jeter un œil à ton agenda et te dire : « Ah, ce créneau-là serait parfait pour nous ? »
Laisser tes patients voir ton emploi du temps, c’est leur donner l’impression qu’ils peuvent influencer ton organisation. Cela peut aussi créer des situations inconfortables si un patient voit qu’un autre a un créneau qu’il aurait voulu.
Comment éviter cette erreur ?
- Garde ton planning confidentiel. Si tu utilises un agenda papier, range-le après chaque consultation.
- Si tu as un agenda numérique, évite qu’il soit visible sur ton écran lors des consultations.
- Présente les créneaux disponibles sans donner accès à l’ensemble de ton emploi du temps.
4. Ne pas être au clair sur tes propres limites
Tu aimerais garder ton vendredi après-midi libre, mais tu te dis : « Si jamais des patients ne peuvent venir qu’à ce moment-là, j’ouvrirai quelques créneaux… » Si tu fonctionnes comme ça, ton planning risque vite de déborder, et ton équilibre pro-perso en pâtira.
Comment éviter cette erreur ?
- Définis tes horaires non négociables et tiens-toi à ces limites.
- Bloque dès maintenant les créneaux que tu veux préserver pour toi.
- Accepte que tu ne peux pas répondre à toutes les demandes et que ce n’est pas grave.
Structure ton emploi du temps pour plus d'efficacité
Un bon planning d’orthophoniste, c’est un planning qui te permet d’être efficace sans sacrifier ton équilibre. Plus tu anticipes et fixes des limites, plus tu gagnes en temps et en énergie.
Et ce temps libéré, tu pourras l’utiliser pour ce qui compte vraiment : mieux accompagner tes patients, avancer sur tes projets ou simplement profiter de ta vie perso.
Le bonus !
Si tu es membre de LOO ou que tu envisages de rejoindre la formation, un fichier pré-rempli est disponible pour t’aider à clarifier ton organisation auprès des patients. Une ressource précieuse pour optimiser la transmission de ton cadre à tes nouveaux patients.
Pour continuer la réflexion : Votre temps est précieux (Fédération Nationale des Orthophonistes – FNO)