La gestion de ton cabinet d’orthophonie peut vite devenir un casse-tête. Entre les appels, les tâches administratives, les rendez-vous et l’organisation de ton espace de travail, il est facile de se laisser submerger. Sans compter certaines petites erreurs d’organisation, souvent invisibles au quotidien, mais qui peuvent vraiment perturber ton efficacité et ajouter du stress.
Erreur #1 : Tu communiques inefficacement avec tes patients
Erreur #2 : Tu perds (souvent) du temps à chercher des infos
Ton numéro SIRET ? Ton identifiant contrat RCP ? L’ordonnance de Petit Lou que tu pensais avoir mis dans sa pochette patient mais qui est en fait sur la pile de « documents à trier » ? L’attestation de formation à envoyer au FIF-PL ? Le feuillet de passation de ton bilan préféré ?
La solution ?
Élabore un système/ process pour chaque chose. Exit les erreurs d’organisation qui font perdre du temps. Ça peut ressembler à :
- Tous tes numéros professionnels sont à tel endroit.
- Toutes les ordonnances sont scannées dès réception et rangées dans le dossier informatisé du patient. Puis elles sont archivées dans un dossier papier spécifique.
- Tous les feuillets de passation sont rangés dans un porte-vue organisé par ordre alphabétique.
Spoiler : C’est exactement ce que je te propose de créer dans ton ORTH’ORGANIZEUR où je t’ai clairement déjà mâché le travail !
Rejoins mon webinaire gratuit et découvre LOO (L’Orth’Organizeur), le second cerveau des orthos. Je te parle notamment de 3 pages phares : les fiches patients, les fiches de suivi de séances et la fiche « suivi de la rédaction des CRBO ».
Erreur #3 : Tu n’as aucune routine pour tout ce qui est extra-séance
Erreur #4 : Tu ne prends pas assez de temps en séance pour faire le point avec les parents
Le temps de séance peut tout à faire être utilisé régulièrement (une fois par trimestre par exemple) pour faire le point sur l’avancée du suivi, la prochaine ESS, les aménagements pour l’entrée au collège, les difficultés émotionnelles de l’enfant, le cadre à poser, l’organisation des séances pendant les vacances etc.
Il n’y aucune raison de faire cela à la fin de la séance, entre deux portes, et de te mettre en retard sur la suite de ta journée.
La solution ?
Formalise une « séance-point » avec les parents une fois par trimestre. En plus de t’éviter des appels inter-séance ou des discussions de fin de séance, ces « séances-point » te permettront d’enrichir la relation thérapeutique que tu crées avec les parents de tes patients (et tes patients eux-mêmes).
Erreur #5 : Tu comptes sur ta tête pour tout gérer
Tu ne peux pas demander à ton cerveau de gérer les aspects cliniques et émotionnels des séances ET de porter toute la charge mentale des tâches extra-séances. Si c’est ce que tu fais, tu risques fortement d’impacter ta santé mentale, ton sommeil et otn équilibre de vie.
L’idée serait que tu aies un(e) assistant(e) qui te soutienne dans toutes tes démarches extra-séances. On peut toujours rêver… mais il existe des solutions alternatives.
La solution ?
Utilise un second cerveau, comme L’Orth’Organizeur (LOO) pour soutenir ta charge mentale extra-séance au quotidien et d’éviter ces erreurs d’organisation ! Notion est l’outil idéal pour ça. Il va te permettre de déposer ce qui tournoie dans ta tête et s’occuper de te rappeler tout ce que tu dois faire au bon moment.
Pour continuer la réflexion : Être une orthophoniste organisée, c’est possible ! (Powa Project)