La gestion administrative au cabinet, c’est un peu comme essayer de ranger une pièce en désordre tout en continuant d’y vivre. Entre l’URSSAF, la compta, les papiers à trier, les relances, les appels à passer… ça peut rapidement devenir une vraie source d’angoisse… et donner envie de tester le salariat. Découvre pourquoi ça t’oppresse autant et comment faire pour t’alléger.
1. Tu luttes…
Tu es en colère contre toute cette charge, tu la refuses. Et ça se comprend, ça fait ch**** ! En même temps, lutter et résister ne t’apportera rien de positif, à part te pousser à procrastiner. Et plus tu repousses, plus la pile grossit.
💡 Ce que tu peux faire :
Commence par accepter que certains éléments sont hors de ton contrôle (les DAP, les CRBO etc). Ensuite, reprends le pouvoir là où tu l’as vraiment. Par exemple :
- Arrête de sur-rédiger tes CRBO
- Stoppe les écrits qui ne sont pas obligatoires
2. Tu n’as pas de système d'organisation… et tu réinventes la roue à chaque fois
Un courrier URSSAF arrive : tu hésites… tu le scannes ? tu le laisses dans la pile à trier ? tu le mets dans une pochette ? Résultat : quand tu le cherches, impossible de te souvenir de ce que tu en as fait !
Tu passes un coup de fil à la sécu pour un indus ? Parfois tu écris le récap du coup de fil dans ton agenda, parfois sur un post-it, parfois sur le courrier de l’indus. Puis quand tu cherches ce que la conseillère t’a dit de faire, tu ne sais plus où trouver l’information
💡 Ce que tu peux faire
- Mets en place des systèmes/process pour tout. Liste tout l’administratif que tu dois gérer et détermine clairement ce que tu vas en faire et où tu vas le ranger. ( ex : quand je reçois un courrier alors …. [décris ce que tu vas en faire] )
- Regroupe tout ce qui concerne la gestion administrative au même endroit pour ne plus t’éparpiller et retrouver les informations en quelques secondes.
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3. Tu gardes tout dans ta tête…
Penser à rappeler la Mutuelle du Soleil, envoyer un courrier au Dr Truc ou une demande d’échelonnement de paiement à l’URSSAF, rentrer les factures sur le fichier de comptabilité, encaisser Mme Bidule qui a 3 mois de retard… Comme si tu n’avais que ça à penser ! Ton cœur de métier, c’est le soin. L’administratif devrait prendre le moins de place possible dans ta charge mentale. En attendant, ta sérénité est affectée et tu ressens un stress chronique.
💡 Ce que tu peux faire :
Utilise un système de to-do list efficace :
- qui te rappelle les bonnes tâches au bon moment
- qui priorise pour toi
- qui te permet de vider ta tête sans rien oublier
Exit la longue liste de 40 items en vrac sans priorité qui te donne juste envie de tout plaquer. Évidemment, les systèmes informatisés sont très performants pour cela. Il n’y a pas que NOTION, mais il faut bien avouer qu’il est bougrement efficace !
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4. Tu procrastines… donc tu es en retard sur tout !
Puisque tu n’es pas efficace côté gestion administrative et que tu luttes contre cette paperasse, tu n’as pas envie de t’y mettre, donc tu procrastines. Résultat ? Les tâches s’accumulent, tu as de moins en moins envie de t’y mettre, tu repousses encore et encore. Mais ce n’est pas parce que tu reportes des tâches que tu n’y penses pas et elles pèsent sur ton bien-être au travail.
💡 Ce que tu peux faire :
En acceptant cette part d’incontrôlable, en reprenant le pouvoir sur ce qui est contrôlable, en développant des systèmes, en centralisant 90% de tes données au même endroit, en utilisant une to-do list efficace sur laquelle tu puisses compter et en utilisant un outil de gestion de projet qui tienne la route… aucune raison que tu ne gagnes pas plusieurs points de sérénité !